Планирование работы подразделения службы безопасности торгового предприятия

Организация работы любого структурного подразделения торгового предприятия, для обеспечения максимальной эффективности его функционирования, выполнения стоящих перед ним текущих и стратегических задач, невозможно без планирования его работы. В равной мере сказанное относиться и к подразделению службы безопасности торгового предприятия.

Планирование работы подразделения СБ, призвано не только обеспечить должную организацию его работы, направленную на достижение конкретных и значимых результатов. Они призвано, так же, стимулировать работу отдельных сотрудников, обеспечить оценку результатов их деятельности с точки зрения исполнительской дисциплины, выполнения установленных показателей в работе, мотивировать на повышение результатов деятельности. При этом, учитывая специфику деятельности службы безопасности, система планирования работы не должна превращаться в «палочную» систему, внедрение и использование которой, напротив, может привести к негативным результатам. Система планирования должна быть достаточно гибкой, учитывать реалии деятельности торгового предприятия на конкретный момент времени и в конкретном географическом регионе.

Например нельзя, даже в рамках одной торгово-розничной сети, устанавливать одинаковые плановые показатели для сотрудников СБ торгового объекта, расположенного в небольшом городе (с населением до 100 тыс. человек) и в городе от 400-500 тыс. человек.

В настоящей статье мы постараемся рассмотреть основные принципы, на основе которых следует организовать плановую работу подразделения службы безопасности отдельного торгового объекта (формата супермаркета – гипермаркета).

Плановый подход к организации деятельности подразделения, позволит руководителю службы безопасности наладить работу таким образом, чтобы наиболее оптимально использовать человеческие и иные ресурсы. Он так же позволит обеспечить последовательное улучшение результатов работы, своевременно выявлять недостатки в работе и разрабатывать мероприятия по их устранению, а так же разрабатывать мероприятия, направленные на более эффективное решение стоящих перед подразделением задач, в частности по минимизации потерь торгового предприятия.

Можно условно выделить несколько основных этапов планирования, при организации работы подразделения СБ:

- Стратегическое планирование работы подразделения СБ;

- Текущее планирование результатов работы подразделения СБ;

- Планирование индивидуальных результатов работы сотрудников СБ.

Стратегическое планирование работы подразделения службы безопасности

Стратегическое или перспективное планирование работы подразделения службы безопасности отдельного торгового объекта, как правило, осуществляется на основе плана по минимизации потерь, составленного руководством Службы безопасности торговой розничной компании на определенный календарный период. Наиболее оптимальным является составление стратегического плана работы подразделения СБ торгового объекта на календарный год. План составляется руководителем службы безопасности торгового объекта, согласовывается с директором торгового объекта и утверждается руководством СБ компании.

Особенностью настоящего этапа является то, что в стратегический план должны включаться мероприятия, касающиеся не только непосредственной и повседневной деятельности подразделения службы безопасности, но и иные мероприятия, в том числе с участием других подразделений торгового объекта, направленные на возмещение ущерба, минимизацию потерь, исключение любых рисков и угроз для торгового предприятия и конкретного торгового объекта.

Примерная форма плана:

План мероприятий по минимизации потерь
в гипермаркете «_________» г._________________ на 2011год.

Структура годового плана по минимизации потерь может иметь произвольную форму. Представляется рациональным разбить планируемые мероприятия на отдельные блоки по направлениям деятельности, например:

- Кадровая работа. Включаются мероприятия по обеспечению кадровой безопасности, профилактической работе с персоналом, профессиональной подготовке личного состава подразделения службы безопасности, формированию кадрового резерва сотрудников службы безопасности, организации работы с новыми сотрудниками, снижению текучести кадров и т.д.

- Технические средства обеспечения безопасности. Планируются мероприятия касающиеся модернизации, замены обеспечения профилактического и планового технического обслуживания имеющихся технических средств обеспечения безопасности, инновационные мероприятия по внедрению новых систем безопасности и т.д.

- Профилактические мероприятия по минимизации потерь. К данному разделу могут относиться мероприятия, не связанные непосредственно с деятельностью подразделения безопасности, но направленные на минимизацию потерь торгового предприятия в ходе обеспечения операционной деятельности, – контроль проведения инвентаризаций, контроль документооборота, плановые и внеплановые проверки в ходе приема товара, выделение и организация контроля движения товаров группы риска и т.п.

- Тактические приемы обеспечения безопасности. Включаются мероприятия, разработанные на основе анализа результатов итоговой инвентаризации по потерям, тактические мероприятия по выявлению и устранению рисков и угроз для торгового предприятия, мероприятия оперативного характера, разработка тактических приемов оптимизации использования технических средств охраны (например, противокражной системы) и т.д.

- Разработка инструкций и регламентов. Планирование мероприятий по четкой правовой регламентация всех процессов обеспечивающих функционирование торгового объекта, потенциально опасных с точки зрения возникновения каких либо рисков коммерческой деятельности или угроз безопасности (бизнес-процессы, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, утилизация мусора, внутри-объектовый режим, обеспечение процессов функционирования подразделений собственного производства и т.п.).

Важным моментом является контроль исполнения плановых мероприятий. При отсутствии должного контроля, сам смысл планирования каких либо мероприятий теряется. Рациональным является осуществление контроля исполнения рассматриваемого плана, руководителем торгового объекта (Директором гипермаркета, управляющим и т.п.), а так же вышестоящими сотрудниками службы безопасности Компании.

При осуществлении долгосрочного стратегического планирования не всегда возможно с достаточной определенностью указать срок исполнения того или иного запланированного мероприятия. Либо выполнение запланированных мероприятий должно иметь постоянный характер. В этом случае необходимо указывать промежуточные контрольные точки (даты), к которым должен быть предоставлен отчет о проделанной работе по соответствующему направлению деятельности или мероприятию.

Текущее планирование результатов работы подразделения СБ

Могу предположить, что, если необходимость стратегического планирования работы службы безопасности вряд ли вызывает у кого то сомнение, то введение плановой системы по отношению к текущим результатам работы подразделения СБ может вызвать споры и категорическое неприятие. Оппонентов можно понять, поскольку плановый подход может негативно ассоциироваться с «палочной» системой планирования результатов работы, например, органов внутренних дел, или с «перегибами», имевшими место в недалеком прошлом нашей страны, поголовно работавшей на основе «плановой экономики». Однако нельзя не признать, что побудительным мотивом введения планового подхода к любому направлению деятельности, являлось, в первую очередь, повышение производительности труда и улучшение результатов производственной (или служебной) деятельности. Соответственно, рациональное зерно в этом подходе присутствовало. Другой вопрос, что практически любое, даже самое потенциально-благополучное начинание можно свести на «нет» или даже придать ему отрицательный вектор, если подходить к нему статично и бездумно, ориентируясь лишь на управленческие и директивные указания «сверху».

Точно так же процесс планирования результатов работы службы безопасности торгового предприятия можно превратить в процесс автоматической гонки «за результатом», посредством любых способов. А это неизбежно приведет и к припискам, и к действиям провокационного характера, и к другим негативным последствиям, и результат будет прямо противоположен предполагаемому.

А можно этот процесс превратить в действенный инструмент повышения результатов деятельности и мотивационный стимул для сотрудников подразделения.

Исходя из сказанного, предлагаемый вариант планирования работы подразделения, носит, безусловно, рекомендательный характер. Возможность и необходимость его применения определяется руководителями службы безопасности и подразделений торговой Компании соответствующего уровня.

Исходя из практики использования планового подхода, можно предложить следующий вариант текущего планирования работы подразделения СБ торгового объекта.

Текущее планирование строиться на основе системы учета результатов работы подразделения СБ. Наиболее общими позициями, которые рекомендовалось бы включить в план выявлений для подразделения службы безопасности является выявление хищений и выявление ошибок персонала, влекущих причинение ущерба торговому предприятию. При этом следует иметь в виду, что речь может идти только о количестве выявленных фактов причинения и предотвращения ущерба, но ни в коем случае не о сумме предотвращенного ущерба, так как этот показатель спрогнозировать невозможно.

Оптимальным является текущее планирование, осуществляемое на календарный месяц. План составляется руководством службы безопасности торговой Компании на основе анализа статистических данных о результатах работы соответствующего подразделения СБ за предшествующие отчетные периоды. Причем, как за отчетные периоды непосредственно предшествующие планируемому периоду, так и за аналогичные периоды предыдущего года. План так же целесообразно составлять с учетом мнения руководителя службы безопасности соответствующего торгового объекта.