Журналы учетной документации старшего смены подразделения службы безопасности гипермаркета

Для объективного отражения оперативной обстановки в гипермаркете, всей текущей деятельности подразделения службы безопасности а так же фиксирования всех происшествий, происходящих в течение смены, рекомендуется ведение старшим смены подразделения службы безопасности (Далее, – старшим смены), ряда журналов учетной документации. Их количество, наименование, объем отражаемой информации может варьироваться и зависеть от различных факторов, – от формата гипермаркета, структуры подразделения СБ и количества сотрудников, заступающих в смену, количества и объема поставок товара, покупательского потока и т.д. Вашему вниманию предлагается примерный перечень учетных журналов, которые могут вестись в гипермаркете и некоторые практические рекомендации по их ведению. Следует отметить, что ведение некоторых, наиболее значимых журналов, как правило, регламентируется специальными инструкциями.

1. ПЕРЕЧЕНЬ ЖУРНАЛОВ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕТАЦИИ

Контроль над ведением старшими смены журналов учетной документации осуществляет руководитель службы безопасности гипермаркета.

1. Журнал «Приема–сдачи смен» (ведется старшим смены, обязанность его ведения должна быть регламентирована «должностной инструкцией старшего смены подразделения службы безопасности»);

2. Журнал «Учета ошибок персонала ТЦ» (ведется старшим смены);

3. Журнал «Учета хищений» (ведется старшим смены);

4. Журнал «Учета порчи товара» (ведется старшим смены);

5. Журнал «Учета расходования противокражных датчиков» (ведется старшим смены, ведение регламентируется «Инструкцией о порядке использования противокражных датчиков»);

6. Журнал «Учета прибытия-убытия автотранспорта c товаром и оборудованием» (ведется сотрудниками службы безопасности, несущими дежурство на дебаркадере, контролируется старшим смены и руководителем службы безопасности, ведение, как правило, регламентируется нормативными актами по учетам товародвижения);

7. Журнал «Учета забытых и потерянных покупателями вещей» (ведется старшим смены);

8. Журнал «Учета технических неисправностей» (ведется старшим смены);

9. Журнал «Выдачи технических средств» (ведется старшим смены);

10. Журнал «Учета промоутерских акций» (ведется старшим смены, ведение, как правило, регламентировано «Инструкцией о порядке проведения промоуторских акций»);

11. Журнал «Выдачи ключей» (ведется сотрудником службы безопасности поста «Служебный вход» либо старшим смены в торговых предприятиях небольшого формата);

12. Журнал «Контрольного снятия касс» (ведется старшим смены, совместно с менеджером, контролирующим работу кассиров, – старшим кассиром, менеджером прикассовой зоны);

13. Журнал «Открытия-закрытия центральной кассы» (ведется членами комиссии по открытию-закрытию гипермаркета, контролируется старшим смены, регламентирован, как правило, «Стандартом открытия-закрытия гипермаркета»);

14. Журнал «Прибытия-убытия персонала» (заполняется сотрудниками гипермаркета, контролируется старшим смены либо сотрудником службы безопасности соответствующего поста, регламентирован, как правило, «Стандартом о внутриобъектовом режиме»);

15. Журнал «Учета похищенного и испорченного товара» (ведется старшим смены).

2. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ «ЖУРНАЛА ПРИЕМА-СДАЧИ СМЕН СТАРШИМИ СМЕНЫ»

Как уже было отмечено, ведение данного журнала, обычно регламентировано должностной инструкцией старшего смены, в соответствии с которой старшему смены предписано вести учет происшествий, недостатков в работе сотрудников службы безопасности и персонала, отмечая указанные события в журнале приема-сдачи дежурства в хронологическом порядке. Зачастую, данный журнал является документом, на основании которого руководитель службы безопасности гипермаркета составляет ежедневную служебную записку на имя Директора гипермаркета.

Журнал «Приема-сдачи смен» должен заполняться старшим смены в течение смены четким разборчивым почерком, в хронологическом порядке, по мере поступления информации о событиях, происходящих в гипермаркете и результатах разбора по произошедшим событиям. В нем в обязательном порядке должна найти отражение следующая информация:

- время заступления старшего смены на дежурство;

- время и состав комиссии по открытию гипермаркета, замечания, имеющие место при открытии гипермаркета;

- время и состав комиссии по открытию центральной кассы, замечания комиссии, по открытию центральной кассы, результаты проверки наличия ключей от кассовых терминалов и денежных ящиков;

- состав дежурной смены сотрудников службы безопасности, время их прибытия и заступления на посты;

- ФИО, должность и время опоздавших сотрудников гипермаркета;

- отметка о проведении инструктажа заступающей дежурной смены сотрудников службы безопасности;

- отметка об участии старшего смены в инструктаже линейного персонала;

- отметка о проведении внутренней и внешней инкассации денежных средств;

- отметка о контрольных снятиях касс и значительных расхождениях, выявленных при снятиях X и Z-отчетов;

- отметка о посещении гипермаркета вышестоящими сотрудниками службы безопасности и руководством Компании, а так же посещение представителей правоохранительных и иных контролирующих органов, поступившие при этом замечания;

- отметка о проведении работ сотрудниками сторонних организаций в ночное время;

- отметка о срабатывании охранно-пожарной сигнализации;

- наличие и исправность технических средств, принятых под охрану;

- хронологический перечень всех событий, произошедших в гипермаркете в течение дежурной смены и в ночное время, а так же контрольные мероприятия сотрудников охраны по предотвращению, пресечению и возмещению фактов причинения ущерба гипермаркету, с фиксацией их результатов;

- предложения и рекомендации о принятии мер по ликвидации причин и условий, способствующих причинению ущерба Компании, нарушению сотрудниками локальных нормативных актов Компании и норм федерального законодательства и возникновению иных происшествий, негативно сказывающихся на имидже и интересах Компании.